Política de Privacidade

1. Quem somos e como falar conosco

O Acervon é uma plataforma da 9D STUDIO COMERCIO E SERVICOS LTDA, CNPJ 05.800.079/0001-59. O canal institucional para assuntos de privacidade e proteção de dados é privacidade@acervon.com (também atendemos em lgpd@acervon.com).

2. Nossos papéis segundo a LGPD

A 9D é controladora dos dados usados para administrar contas, prestar suporte, manter a segurança, comunicar-se com clientes e gerir a relação comercial. Nesses casos, ela decide as finalidades e os meios essenciais do tratamento.

A organização cliente é a controladora dos dados que seus usuários inserem no ambiente de trabalho, como dados de equipe, responsáveis e movimentações. Para esses dados, a 9D atua como operadora, seguindo as instruções do cliente. Solicitações sobre dados inseridos por uma organização poderão ser encaminhadas a ela para decisão e atendimento.

Dentro de uma organização, quem usa o Acervon vê dados dos colegas da mesma organização conforme as permissões que ela define: por exemplo, nome, foto, contatos e endereço de quem é da equipe, o que cada um cadastrou ou editou e as saídas registradas. CPF e senha nunca são exibidos a colegas, e nenhuma organização vê dados de outra.

3. Dados que podemos tratar

• Conta e identificação: nome, e-mail, telefone, empresa, endereço, Instagram, CPF, função, permissões e credenciais protegidas por hash.
• Fotos e conteúdo: foto de perfil, imagens de pessoas, equipamentos e locais, documentos, observações e informações adicionadas pelo cliente.
• Inventário e movimentações: bens cadastrados, responsáveis, retiradas, devoluções, checklists, confirmações e informações de manutenção.
• Auditoria e segurança: usuário responsável por uma ação, tipo da ação, data, hora, vínculos internos e registros técnicos necessários para prevenir abuso, investigar falhas e proteger o serviço.
• Comunicações: convites, pedidos de suporte, feedback, e-mails transacionais e registros de entrega ou interação quando disponibilizados pelo provedor.
• Uso do serviço: preferências, sessão, páginas e recursos acessados, dispositivo e informações aproximadas de navegação coletadas por ferramentas de medição.
• Assinatura e cobrança: plano, situação da assinatura, identificadores de cliente e pagamento e dados fiscais. Dados completos de cartão ficam sob responsabilidade do processador de pagamentos.

4. Para que usamos os dados

• criar, autenticar e administrar contas e permissões;
• entregar as funções de inventário, checklist, histórico e auditoria;
• enviar e-mails transacionais e responder solicitações;
• processar contratação, assinatura e cobrança quando aplicável;
• proteger contas, prevenir fraude e investigar incidentes;
• medir desempenho, corrigir erros e aprimorar a experiência;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e exercer direitos.

Conforme o contexto, o tratamento se apoia na execução de contrato ou de procedimentos preliminares, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos, no legítimo interesse avaliado com respeito aos direitos do titular ou no consentimento, quando ele for necessário.

5. Compartilhamento e operadores

Dados podem ser compartilhados, no limite necessário, com fornecedores de hospedagem e infraestrutura, e-mail transacional, entrega de notificações no celular, monitoramento e segurança, atendimento e pagamento, todos sujeitos a obrigações compatíveis de proteção. As notificações do aplicativo são entregues pela Expo, que as repassa à Apple e ao Google. Também poderemos compartilhar dados para cumprir lei, ordem de autoridade competente ou proteger direitos em processo administrativo, judicial ou arbitral.

Não vendemos dados pessoais. Também não compartilhamos dados com redes de publicidade comportamental.

6. Stripe e transferências internacionais

No lançamento comercial, a Stripe poderá processar pagamentos e administrar dados ligados à assinatura. A Stripe, a Expo e outros fornecedores podem armazenar ou tratar dados fora do Brasil. Quando houver transferência internacional, adotaremos mecanismos permitidos pela LGPD e medidas contratuais e de segurança adequadas. O tratamento realizado diretamente pela Stripe também segue os documentos de privacidade dela.

7. Cookies e tecnologias semelhantes

Podemos usar:

• cookies estritamente necessários para login, sessão, segurança e funcionamento do Acervon;
• armazenamento de preferências para lembrar escolhas de interface;
• tecnologias de medição, como o Microsoft Clarity, no site, para entender desempenho e uso agregado da interface e melhorar o produto.

Não usamos cookies publicitários nem cookies para criar perfis de anúncios comportamentais. O navegador pode permitir bloquear ou apagar cookies, mas a desativação dos estritamente necessários pode impedir o login e outras funções essenciais.

8. E-mails, WhatsApp e links por token

E-mails transacionais podem conter links de acesso, convites, checklists, confirmações e alertas necessários ao serviço. Eles não são enviados para fins de publicidade de terceiros.

Os e-mails sobre saídas (saída registrada, retorno e atraso na devolução) podem ser desligados: usuários escolhem em Minha conta → Notificações; a organização pode deixar de enviá-los aos responsáveis que ela cadastrou; e quem recebe esses e-mails sem ter conta pode parar de recebê-los pelo link no fim da mensagem, sem login. E-mails de segurança (acesso, convite e exclusão) são sempre enviados.

Em certos fluxos, o Acervon monta uma mensagem e abre o WhatsApp para envio manual pelo próprio usuário. Ao prosseguir, dados incluídos na mensagem serão tratados pela Meta/WhatsApp de acordo com os termos desse serviço.

Checklists e confirmações podem ter links públicos com token único. O token reduz o risco de descoberta casual, mas qualquer pessoa com o link poderá acessar o conteúdo disponibilizado. Não compartilhe esses links fora dos destinatários autorizados.

9. Aplicativo móvel

O aplicativo do Acervon para iPhone e Android acessa a mesma conta e os mesmos dados do site, com as mesmas permissões. Além do que esta Política já descreve, o aplicativo trata:

• Identificador do aparelho: um código aleatório criado pelo próprio aplicativo na primeira vez que ele é aberto. Ele serve para manter a sessão ligada a este aparelho e para você ver e encerrar o acesso de cada aparelho. Não é o identificador de publicidade do sistema.
• Sessão e segurança: ao entrar, guardamos a data, o tipo de aparelho (iPhone ou Android) e o endereço IP do login. A chave da sessão fica guardada de forma protegida no próprio aparelho e é apagada quando você sai.
• Câmera e fotos: o aplicativo só pede acesso à câmera ou às fotos quando você escolhe anexar uma imagem a um equipamento. Só a imagem escolhida é enviada. Você pode negar ou retirar esse acesso nos ajustes do aparelho.
• Notificações: se você ligar os avisos, o aparelho gera um código de notificação, que guardamos ligado à sua sessão para enviar avisos sobre saídas e retornos. Os avisos trazem o mínimo necessário, como o número da saída, e são entregues por meio da Expo, da Apple e do Google. Você pode desligar os avisos a qualquer momento em Minha Conta → Notificações ou nos ajustes do aparelho. O código é apagado quando você desliga os avisos, sai do aplicativo ou exclui a conta.
• Contatos e dados de responsáveis (Pessoas): quem tem permissão para ver ou gerenciar pessoas na sua organização vê, no aplicativo, o nome, a empresa, o telefone, o e-mail, o Instagram e o endereço dos responsáveis cadastrados pela própria organização, e quem gerencia pode corrigi-los e aceitar ou recusar alterações pedidas pelo próprio titular. O CPF não é exibido no aplicativo. Ao tocar em ligar, WhatsApp, e-mail ou Instagram, o aplicativo apenas abre o aplicativo correspondente do seu aparelho com o dado escolhido; não lemos a agenda do aparelho nem enviamos esses contatos a terceiros. Esses dados pertencem à organização, que é a controladora, e valem as mesmas permissões do site.
• Equipe (Usuários): quem tem permissão para ver ou gerenciar a equipe na sua organização vê, no aplicativo, a foto, o nome, o e-mail, o telefone, o Instagram e o endereço dos colegas, se a conta está ativa e quantas saídas estão em nome de cada um. Os números de cadastros e edições aparecem só para quem gerencia usuários, e a atividade de um colega só para quem registra saídas ou administra a organização; cada pessoa sempre vê a própria. CPF e senha nunca são exibidos. No aplicativo, essa área é só de consulta: criar, editar e liberar contas continua no site. Os botões de ligar, WhatsApp e e-mail funcionam como no item anterior, e valem as mesmas permissões do site.
• Listas salvas e histórico: o aplicativo permite reaproveitar conjuntos de equipamentos (listas salvas) e consultar o histórico de saídas e a atividade da organização, conforme as permissões de cada pessoa. Esses registros ficam na conta da organização e não são compartilhados com outras organizações.

O aplicativo não usa o Microsoft Clarity nem outras ferramentas de medição, não exibe anúncios e não rastreia você em aplicativos ou sites de terceiros.

10. Retenção e backups

Mantemos os dados pelo tempo necessário para prestar o serviço, cumprir instruções do cliente, atender obrigações legais, resolver disputas e proteger direitos. Após o encerramento ou uma solicitação válida de eliminação, os dados ativos serão excluídos ou anonimizados, salvo quando a conservação for permitida ou exigida por lei.

Exclusão da conta de acesso. Quem participa da equipe de uma organização pode excluir a própria conta a qualquer momento pelo site ou pelo app (Minha Conta → Excluir minha conta). A exclusão é imediata. São apagados o login, a senha, as sessões, os dados de contato da conta e a foto de perfil.

Ficam com a organização, que é a controladora desses registros:

• o histórico de saídas e devoluções, com o nome e o CPF de quem assinou o termo de responsabilidade;
• o cadastro de pessoa que a organização tenha feito.

Pedidos sobre esses registros são encaminhados à organização.

Exclusão da organização. Quando o titular da conta principal pede a exclusão, a organização inteira é excluída depois de 30 dias, e o pedido pode ser cancelado nesse prazo.

• A assinatura é cancelada ao fim do período já pago, sem reembolso proporcional.
• Os registros de cobrança são mantidos por 5 anos, para cumprir obrigações fiscais.
• O cadastro de cliente no processador de pagamentos (Stripe) não é apagado por nós.

Cópias residuais podem permanecer em backups isolados por até 1 (um) ano, protegidas contra uso rotineiro e eliminadas conforme a renovação segura do ciclo de backup. Se uma restauração for necessária, as exclusões pendentes serão reaplicadas quando tecnicamente cabível.

11. Segurança

Aplicamos controles proporcionais ao risco, como isolamento lógico entre clientes, gestão de permissões, credenciais protegidas, registros de auditoria, restrição de acesso e cópias de segurança. Incidentes relevantes serão tratados e comunicados conforme a legislação. O cliente também deve proteger suas contas, usuários, dispositivos e links públicos.

12. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, você pode pedir confirmação e acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação quando aplicável, portabilidade conforme regulamentação, informação sobre compartilhamentos, revisão de decisões automatizadas e informações ou revogação do consentimento.

Envie a solicitação para privacidade@acervon.com. Poderemos solicitar informações para confirmar sua identidade e evitar fraude. Quando a organização cliente for a controladora, cooperaremos com ela no atendimento.

13. Crianças e adolescentes

O Acervon é voltado a organizações e profissionais e não é direcionado a crianças. O cliente não deve inserir dados de crianças ou adolescentes sem avaliar a base legal, o melhor interesse do titular e os requisitos específicos da legislação.

14. Atualizações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para acompanhar mudanças no produto, em fornecedores ou na legislação. A data no início do documento indica a versão vigente, e alterações relevantes serão comunicadas por meio adequado.